Presence Paper · Energie und Aktivierung · kostenfrei

Das richtige Level

Der Termin beginnt, und du bist noch im letzten — oder so aufgedreht, dass jeder Satz zu schnell kommt. Dieses kostenfreie Arbeitspapier von Katharina Naumann (New Era of Presence, Hannover) macht deinen Zustand steuerbar: vier Schritte, vier Übungen, zehn Seiten. Du brauchst keinen freien Tag, sondern zwei Wochen Hinsehen.

Wirkung entsteht nicht am Maximum. Sie entsteht in dem Bereich, in dem du vollen Zugriff auf dein Können hast — wach, klar, zugewandt. Darüber wird es Druck und Tempo, darunter zu ruhig für den Moment.

Dein ProfilDu erkennst dein Grundmuster über den Tag und über die Woche
Dein LevelDu legst je Termintyp fest, wie viel Aktivierung du wirklich brauchst
Deine RoutineDu hast eine feste Abfolge für die letzten fünfzehn Minuten
Du brauchst nicht immer mehr Energie. Du brauchst das richtige Energielevel für den richtigen Moment.
Die Lage

Der Arbeitstag liefert dir den Zustand — er fragt nicht, was der Termin braucht

Wer nichts dagegensetzt, geht mit dem Zufallslevel hinein — und merkt es erst hinterher.

275Unterbrechungen am TagAlle zwei Minuten meldet sich etwas: ein Meeting, eine Mail, ein Chat.
+16 %Meetings nach 20 UhrGegenüber dem Vorjahr. Der Arbeitstag hat kein klares Ende mehr.
48 %empfinden Arbeit als chaotischFast jede zweite Person beschreibt den eigenen Tag als zerstückelt.
Microsoft Work Trend Index 2025 · Breaking down the infinite workday · Telemetriedaten aus Microsoft 365 und Befragung von 31.000 Wissensarbeitenden in 31 Märkten
Dein letzter schwacher Termin

Denk an einen Termin, in dem du unter deinen Möglichkeiten geblieben bist. Bevor du am Inhalt arbeitest, beantworte zwei Fragen: Wie hoch war deine Aktivierung, als der Termin begann — auf einer Skala von 1 bis 10? Und welches Niveau hätte dieser Termin gebraucht?

Das Modell

Vier Schritte in einer festen Reihenfolge

Steuern heißt nicht, sich jeden Tag neu zu motivieren. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf: ohne Profil kein Zielniveau, ohne Zielniveau keine sinnvolle Routine.

  1. 01ProfilDu kennst dein Grundmuster: wann du hochfährst, wann du absackst, was dich in beide Richtungen kippt.
  2. 02LevelDu weißt, welches Niveau ein Termin verlangt. Ein Vier-Augen-Gespräch braucht ein anderes als eine Townhall.
  3. 03FokusDu richtest die vorhandene Energie auf eine Sache. Nicht auf drei.
  4. 04RoutineDu hast eine feste Abfolge für die letzten fünfzehn Minuten. Sie funktioniert auch an schlechten Tagen.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Wer bei der Routine anfängt, baut sie auf einem Muster auf, das er nicht kennt — und wundert sich, warum sie an manchen Tagen nichts bewirkt.

Zielkorridore als Arbeitsannahme

Welches Niveau welcher Termin verlangt

Zuhören und 1:13 bis 5
Regeltermin4 bis 6
Entscheidung5 bis 7
Bühne und Townhall6 bis 8

Diese Werte sind kein Standard, sondern ein Startpunkt. Verschieb sie, bis sie zu deiner Rolle passen. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern dass du überhaupt ein Ziel hast, bevor der Termin beginnt. Wer mit Bühnenlevel in ein Vier-Augen-Gespräch geht, überfährt sein Gegenüber — wer mit Schreibtischlevel in eine Townhall geht, kommt nicht an.

Energie ohne Richtung wirkt hektisch

Ohne Zweck

Ich stelle kurz den Stand im Projekt vor.

Danach weiß niemand, was jetzt gilt.
Mit Zweck

Ich hole heute die Freigabe für Variante B.

Der Satz beginnt mit einem Verb und endet in einer Handlung.

Fehlt der Fokus, füllst du die Zeit mit allem, was du weißt. Das kostet genau die Energie, die du dir vorher aufgebaut hast — und dein Gegenüber nimmt am Ende nichts Bestimmtes mit.

Die fünfzehn Minuten davor

Der Teil des Tages, den du fast immer kontrollierst

15 Minuten davorAbschließenDas Vorherige beenden: letzte Notiz, Aufgabe wegschreiben, Fenster zu. Was offen bleibt, läuft im Kopf weiter.
10 Minuten davorUmschaltenKurz aufstehen, Blick nach draußen, Atem langsamer als sonst. Dein Level bewegt sich in die Richtung, die du vorgibst.
3 Minuten davorAnkommenZweck, Adressat und Ergebnis noch einmal lesen. Dann den ersten Satz einmal laut sprechen.

Die Routine ist kein Ritual, sondern ein Schalter. Du brauchst dafür keine Ruhe, keinen leeren Raum und keine gute Stimmung — nur fünfzehn Minuten, die im Kalender stehen. Und wenn dir fünfzehn unrealistisch erscheinen: Nimm fünf. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Dauer.

Vier Übungen im Paper
Zwei Wochen · dreimal täglich · unter 20 SekundenDas ZustandsprotokollDrei feste Zeiten festlegen, etwa 9, 13 und 17 Uhr. Je Eintrag Uhrzeit, Level von 1 bis 10 und ein Stichwort zum Auslöser. Am Ende der zweiten Woche die Tage nebeneinanderlegen und markieren, was sich wiederholt.
Eine Woche · fünf TermintypenDein Zielniveau je TermintypJe Typ einen Zielwert von 1 bis 10 aufschreiben — ein Wert, keine Spanne. Daneben in drei Wörtern, woran du diesen Zustand erkennst. Nach jedem Termin prüfen, wo du tatsächlich warst. Nach einer Woche einmal korrigieren, danach bleiben sie stehen.
Eine Woche · ein Satz je TerminDer Ein-Satz-ZweckVor jedem Termin ein Satz mit höchstens zwölf Wörtern: Wozu gibt es diesen Termin? Der Satz beginnt mit einem Verb. Am Freitag alle Sätze am Stück lesen — Termine ohne klaren Zweck fallen sofort auf.
Drei Termine pro WocheDie Fünfzehn-Minuten-RoutineVor den drei wichtigsten Terminen je fünfzehn Minuten im Kalender blocken — nicht als Puffer, sondern als Termin mit Namen. Die drei Stufen in dieser Reihenfolge gehen. Danach ein Wort ins Protokoll: hat gewirkt oder nicht.
Was Menschen fragen, bevor sie damit anfangen

Fragen zu Energie, Level und Vorbereitung

Auch wenn du das Paper nie lädst.

Weil dir der Arbeitstag den Zustand liefert, in dem du hineingehst — er fragt nicht, was dieser Termin braucht. Wer nichts dagegensetzt, geht mit dem Zufallslevel hinein und merkt es erst hinterher. Der Hebel liegt in den letzten fünfzehn Minuten davor: abschließen, umschalten, ankommen.

Nein. Du brauchst das richtige Energielevel für den richtigen Moment. Wirkung entsteht nicht am Maximum, sondern in dem Bereich, in dem du vollen Zugriff auf dein Können hast: wach, klar, zugewandt. Darüber wird es Druck und Tempo, darunter bist du zu ruhig für den Moment.

Als Startpunkt: Zuhören und Vier-Augen-Gespräche eher 3 bis 5, Regeltermine 4 bis 6, Entscheidungen 5 bis 7, Bühne und Townhall 6 bis 8. Diese Werte sind kein Standard — verschieb sie, bis sie zu deiner Rolle passen. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern dass du überhaupt ein Ziel hast, bevor der Termin beginnt.

Wer mit Bühnenlevel in ein Vier-Augen-Gespräch geht, überfährt sein Gegenüber. Wer mit Schreibtischlevel in eine Townhall geht, kommt nicht an. In beiden Fällen entscheidet nicht dein Können über deine Wirkung, sondern der Zustand, in dem du hineingegangen bist.

Mit zwei Wochen Protokoll: dreimal täglich zu festen Zeiten Uhrzeit, ein Level von 1 bis 10 und ein Stichwort zum Auslöser — unter zwanzig Sekunden pro Eintrag. Am Ende legst du die Tage nebeneinander. Sichtbar werden deine stabilen Hochphasen, dein regelmäßiges Loch mit Uhrzeit und die Auslöser, die dich zuverlässig kippen.

Weil du sie sonst auf einem Muster aufbaust, das du nicht kennst — und dich wunderst, warum sie an manchen Tagen nichts bewirkt. Die Reihenfolge ist nicht beliebig: ohne Profil kein Zielniveau, ohne Zielniveau keine sinnvolle Routine.

Drei Stufen in fester Reihenfolge. Fünfzehn Minuten davor abschließen: letzte Notiz, Aufgabe wegschreiben, Fenster zu — was offen bleibt, läuft im Kopf weiter. Zehn Minuten davor umschalten: aufstehen, Blick nach draußen, Atem langsamer. Drei Minuten davor ankommen: Zweck lesen und den ersten Satz einmal laut sprechen.

Nimm fünf. Die Reihenfolge ist wichtiger als die Dauer. Die Routine ist kein Ritual, sondern ein Schalter: Du brauchst dafür keine Ruhe, keinen leeren Raum und keine gute Stimmung — nur Minuten, die im Kalender stehen, als Termin mit Namen und nicht als Puffer.

Weil Energie ohne Richtung hektisch wirkt. Schreib vor jedem Termin einen Satz mit höchstens zwölf Wörtern, beginnend mit einem Verb: Ich hole heute die Freigabe für Variante B. Fehlt der Zweck, füllst du die Zeit mit allem, was du weißt — und dein Gegenüber nimmt nichts Bestimmtes mit.

Nicht am guten Tag. Sie zeigt sich an dem Tag, an dem alles gegen dich läuft und du trotzdem im richtigen Bereich ankommst. Und daran, dass du pro Woche genau eine Sache änderst statt drei.

Nein. Zehn Seiten als PDF, kostenfrei und ohne Opt-in — kein Newsletter, keine Anmeldung. Du lädst es direkt herunter.

Die Essenz

Wirkung ist kein Talent und kein Tagesglück. Sie ist der Abstand zwischen dem Zustand, den der Tag dir liefert, und dem Zustand, den der Moment verlangt. Diesen Abstand kannst du messen, planen und verkleinern.

MessenZwei Wochen Protokoll zeigen dir dein Muster, ohne Deutung.
PlanenEin Zielwert je Termintyp und ein Satz zum Zweck, beides vor dem Termin.
UmschaltenFünfzehn Minuten davor, immer in derselben Reihenfolge.
So geht es weiter

Ein Paper macht ein Muster sichtbar

Verändern lässt es sich in der Wiederholung — mit Rückmeldung von außen. Genau daran arbeitet Katharina Naumann im Presence & Performance Lab.

Die Performance JourneyKatharinas Entwicklungsweg im Lab. Dieses Paper vertieft die Meilensteine 01, 04, 05 und 10 — Leistungsprofil, Energielevel, Fokus und die eigene Pre-Performance-Routine.Journey ansehenAlle drei JourneysSpeaking, Performance oder Self-Leadership — drei Wege mit unterschiedlicher Tiefe. Der Satz, bei dem du zusammenzuckst, zeigt dir deinen Einstieg.Zur ÜbersichtAlle Presence PapersKurze Fachtexte zu Kernbotschaft, Redeangst, Moderation, Feedback und mehr. Alle kostenfrei und ohne Opt-in.Zur Reihe
Die AutorinKatharina NaumannLeadership Coach und Medientrainerin bei New Era of Presence

Fünfzehn Jahre Nationalkader, Deutsche Meisterin im Sprint. Die Frage, wie man unter Druck Leistung bringt und dabei ruhig bleibt, hat Katharina zuerst auf der Bahn beantwortet — und danach übersetzt. Sie begleitet im Lab alle drei Call-Formate sowie Presence Day und Performance Day.

Malena Gahr und Natalie Bertram hören zu, ordnen ein und sagen offen, ob wir die Richtigen sind — unter 0800 / 88 111 80 oder info@neop-consulting.de.